Investigadores analizan cómo la comunicación de los líderes y la dinámica virtual afectan la efectividad de las reuniones
Para estudiar el desarrollo de las reuniones de trabajo, los investigadores emplean principalmente dos enfoques: la aplicación de encuestas retrospectivas sobre experiencias reales o simuladas, y la extracción de conductas específicas mediante el análisis de grabaciones de audio y vídeo. Según Nale Lehmann-Willenbrock, psicóloga industrial y organizacional que dirige el Center for Better Work en la Universidad de Hamburgo (Alemania), el examen directo de estos contenidos grabados permite obtener los datos más precisos sobre la interacción de los equipos.
En un experimento llevado a cabo por Lehmann-Willenbrock y sus colaboradores, se recopilaron datos de reuniones grabadas en vídeo para estudiar de qué manera la comunicación de quien lidera influye en la toma de decisiones. El estudio determinó que una indagación respetuosa y atenta por parte del líder incrementa el rendimiento del equipo, en contraste con los casos en los que se formularon preguntas sin escuchar con atención las respuestas obtenidas.
El reto de la escucha activa en entornos virtuales
Los estudios enfocados en la ciencia de las reuniones destacan de forma recurrente la relevancia de la escucha activa, entendida no como una recepción pasiva, sino como la aportación deliberada de comentarios reflexivos. De acuerdo con Lehmann-Willenbrock, la dinámica de las reuniones virtuales ha afectado este factor, ya que la práctica habitual de silenciar el micrófono cuando no se está hablando interrumpe o anula con frecuencia la escucha activa.
Por otro lado, la proporción entre el tiempo dedicado a hablar y a escuchar influye en la percepción final de la sesión. Lehmann-Willenbrock indica que los líderes y los asistentes suelen guardar opiniones muy distintas sobre el éxito de un encuentro. Debido a que los líderes suelen hacer el mayor uso de la palabra, con frecuencia consideran que sus reuniones han sido satisfactorias. Sobre este aspecto, el investigador Kreamer subraya que los líderes deben guiar la discusión sin llegar a dominarla, regulando el tiempo de sus intervenciones para permitir la participación de múltiples voces.
Asimismo, la investigación respalda una serie de pautas que los organizadores pueden implementar antes, durante y después de una reunión para asegurar su efectividad:
- Seleccionar adecuadamente las salas, la iluminación y los refrigerios.
- Convocar únicamente a las personas cuya presencia sea requerida.
- Programar el inicio y el cierre dentro de los horarios previstos.
- Elaborar una agenda, así como fijar y comunicar objetivos claros.
- Permitir un espacio para la conversación previa al inicio formal del encuentro.
